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[心得]14天的魔法(by阿修羅)
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延續著「30天的魔法」,接下來說明14天的魔法(兩個星期能做到的事)。(by阿修羅)
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先假設30天的魔法中6個項目都已經達成了,「你們已經是一個不經提醒會互相支援的團隊了」、而且「執行長能身先士卒並關懷別人」。(by阿修羅)
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但接下來要面對的事情,則需要更進一步的共體時艱,因為最不想要做的事情與負面的情緒通常會在這14天爆發出來(by阿修羅)
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首先,愈接近活動,所有你認為沒問題都會出問題,有問題的則會變成更大的問題,因為你開始進入真正預演,之前都是紙上談兵,現在才是戰場前線(by阿修羅)
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其次,進入休假,看起來工作時間變多,似乎比較自由有彈性,但,其實這些多出來的時間會被更多突如其來的工作充斥,導致你一不小心排入了過多事情(by阿修羅)
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續上,你的團隊夥伴不一定跟你共享相同的時間表,甚至不願意割捨私人時間,導致共事的時間比大家想像的還要短,這時就很難不出現怨懟(誰犧牲時間幫誰)(by阿修羅)
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接著,有些事情很明顯已經做不完了,不管如何劃定期限,或逼迫別人都很難,你可能要考慮跨出團隊去求得資源、或是賭奇蹟發生(by阿修羅)
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出包頻繁、事情太多、時間橋不攏、誰幫誰、誰做不完,這些都是普遍讓一個團隊在活動前撕破臉的負面因素(儘管活動還是得辦)。(by阿修羅)
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這考驗的,就是之前30天形成的默契,以及接下來14天的智慧。真正解決14天的事情,就能創造14天的魔法,也就是只有14天能神奇增加活動的完成度(by阿修羅)
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(母親大人召喚,用餐暫離)(by阿修羅)
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(家事地獄逃回)(by阿修羅)
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要達成14天的魔法,是有可能的,但你與你的夥伴得有些覺悟,包括態度上的轉變或是犧牲某些事情來達成。以下有一些經驗和知識的分享或許可以幫得上忙(by阿修羅)
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1.列檢查表:所有完成與未完成的項目,由大到小,全部羅列,完成的要複檢,未完成的要當下完成。(by阿修羅)
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通常第一次預演,出的狀況會超乎想像的多,多到打擊信心的地步,因為有時你信賴的項目交給別人處理時,不一定是相同狀況。所以你得改變面對問題的態度:「現在解決總比活動時發生來得好」(by阿修羅)
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就算再怎麼痛苦,也要逼著大家當下立刻想出解決辦法,因為很多時候跟本沒時間慢慢解決,「我之後會做/我會找人/我會想辦法」的意思是「現在我不想做/我不想立刻解決」,當下不能解決給再多時間也沒用,不然之前那麼多時間事情早就解決了(by阿修羅)
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另外檢查表只能在親眼看到實物的狀況下,才能打勾/劃確認已經完成,「有完成沒帶來/人不在但當天會來/有這個東西還沒借到」這些都要列為沒有不確定,檢查表不確定因素愈多就愈需要複檢與解決(意外會變多)(by阿修羅)
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執行長與組長們可以交流檢查表,確認項目進度,以及可能會出狀況的地方(不確定因素較多的項目),組長們需要犧牲比組員多幾倍的時間,來協調與溝通預演中需檢查與解決的問題,甚至在預演、預演中與預演檢討會之前就可以開始做了(by阿修羅)
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唯有透過一項一項完成與檢查,才能建立活動完成的實在感;能夠掌握不確定因素,才能從容應付意外狀況(可能會出什問題,你已經有準備)。所以,我們已經能對付第一種焦慮「出包頻繁」了(by阿修羅)
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第二種狀況是:時間總是不夠,事情又那麼多,怎麼辦?(by阿修羅)
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2.切割時間:你得改變對時間的認知單位,就像列讀書進度一樣,把時間切成以周或天或甚至小時為一單位。事情愈緊湊則單位相對時間會愈細,而該單位時間要盡全力把目標完成,沒有完成就卡斷,直接換成下一個單元要做的事情。(by阿修羅)
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活動的單元是一個接著一個,並不會等待任何人,當機立斷的告一段落,並開始全力準備下一段,總比每個活動都因準備時期一個拖一個來得好。這種形式在準備時就適應這樣的切割時間單位,效果也非常好。(by阿修羅)
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效率是指單位時間能做多少事情,時間切割愈細,有時愈能逼迫自己加快進度,等到處理事情的速度變快,能解決的事情也變多了。再多的工作也能最至少都做到一個段落。(by阿修羅)
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接下來最困難的事:我如何排列工作與時間?當你的夥伴對工作的重要性排列跟你並不相同,你們要如共事?說得更難聽一點,憑什麼你們兩個要犧牲彼此的私人時間,就只為了這個活動?(by阿修羅)
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這個問題永遠是活動團隊的大哉問:「我要為這個活動付出/犧牲多少私人時間?」,這涉及到這個活動對你的重要性,但每個人的重要性不同,我遇過的經驗中,有人鬧家庭革命而來辦活動,但也有人只是想要分一杯羹。(by阿修羅)
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參加活動的人形形色色,活動成員也不一定所有人都能認同活動目標(尤其當活動會扯上錢時),但他們都是你的夥伴,一個好的團隊就是盡可能要有度量容納所有人,並且想辦法完成目標(by阿修羅)
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「完成目標」這樣講或許很冷血,但當你得面對夥伴跟你的重要性並不相同,付出的時間並不相等,甚至熱情也不相等時,你得很客觀的認知到,並不是他背叛活動,而是你無法忍受別人犧牲比你少(by阿修羅)
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試著調整成客觀心態:「我要如何跟夥伴一起完成目標」,能較有餘裕能去設想:「也許他有更重要的事情要做,或許我找到不同的方式讓他跟我一起合作」,反而較容易安排時間與事情,也不會因此產生誤會或焦慮(by阿修羅)
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或許表面上看起來是犧牲自己的思考與時間一直替別人著想,但反過來說,對方欠自己恩情,總有一天得還,你的付出是可以要求利息的,這點也是活動的人情味與義理之一。所以不要氣別人不幫忙,要氣自己不夠成熟多為人著想(by阿修羅)
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好,事情出包用檢查表掌控、用切割時間單位解決排入過多事情的卡斷方法、用客觀心態解決跟夥伴之間私人時間安排的問題,那麼,萬一這些都解決了,事情還是做不完呢?(by阿修羅)
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前面說到:跨團隊求援與仰賴奇蹟。跨團隊是指任何可能的人力資源與關係,不論是親朋好友師長或甚至是不屬於活動相關的書籍資料,都有可能是你的救星!但這需仰賴平時大量的閱覽與人際經歷,比方可透過與長輩聊天知道管理公司的技巧、與親朋好友交流處理事情的經驗,或是翻閱企管的書等(by阿修羅)
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很多時候,親友團隊也是有利幫手,不要吝惜使用這層關係,為了讓活動精彩,有時就是得貪心一點(但請一切合法)。跨團隊需要身段與口才,並且要能自我宣傳與禁得起打擊,難度較高,但事情做不完時,仍值得一試(必須一試)(by阿修羅)
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接下來說仰賴奇蹟這點,奇蹟是有可能發生的,但我將之區分成正向與負向兩種,這兩種所產生的後果並不相同。(by阿修羅)
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負向的奇蹟涉及將某種努力當成不可思議的恩賜,只要掩蓋人/事背後的代價,則人/事的成功就會變成奇蹟,而人們會相信只要有人/事的存在,不必付出代價(實際上要)奇蹟就會發生,這種依賴會導致災難(by阿修羅)
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正向的奇蹟是當你全心全力認真付出,體諒別人時,自然會有人/事來幫助你,人們實際上看到的是「努力」,這樣的努力鼓舞著所有人願意付出什麼來幫你,有時不論實際上是什麼狀況都會有善意結果(by阿修羅)
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然而我們若是資訊或經驗不足,便無法區分這兩者,更糟的是會動搖我們做事情的信念:該努力或該仰賴奇蹟?我的答案是:我相信奇蹟,但我更相信我的夥伴XD(有時真正的奇蹟反而是你與夥伴拚命創造出來的) ,套用學長說的話「天助自助者」有時就是這樣(by阿修羅)
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這14天很關鍵,或說,每一分每一秒都很關鍵,端看你的覺悟(心態與犧牲),這14天的魔法要義在此,很抱歉不能提供什麼更詳細的技術,因為這在之前的課堂上都教過了,接下來要面對的都是處理事情的「態度」了(by阿修羅)
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至於說到切割時間如何安排就自己想吧。如果你的夥伴私人時間又多又靠北又不顧慮你的心情,建議你還是別忍了,忠於自己發幾次飆吧,做人還是需要一點堅持 (yea)(by阿修羅)
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